業務の適正を確保するための体制等の決議の内容
1.取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
取締役は、取締役及び使用人が実践すべき指針として制定した「NEXCO西日本グループ行動憲章」を踏まえ、率先して当社の社会的責任を全うすべく、適正な職務遂行にあたるとともに、反社会的勢力からの不当な要求に対しては断固としてこれを排除します。
取締役の遵法精神の徹底と、より高度な倫理観の確立並びに秩序や規律の維持及び不祥事の未然防止を図るため、本社にコンプライアンス推進委員会、各組織にコンプライアンス推進部会を設置してコンプライアンスに係る各種施策の立案、実施、検証等を継続的に行っていくほか、コンプライアンス推進委員会等を定期的に開催するなど、コンプライアンス体制の適正な確保を図ります。
取締役は、社内及び社外のコンプライアンス通報・相談窓口の適切な運用に努め、不祥事の早期発見、未然防止を図るとともに、通報等を行った者に対しては、不利益な取扱いをしない旨を定め、実効性を確保します。
取締役は、法令又は定款に違反するおそれのある事実を発見した場合は、直ちに必要な措置を講じるものとし、監査役がこれらの事実に関して助言又は勧告を行った場合は、これを尊重します。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役会及び経営に関する重要な会議の議事録及び資料を含め、職務の執行や意思決定過程に係る情報は、適切に保存及び管理します。
3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
安全・安心・快適な高速道路の提供を使命とする道路事業者のグループ企業として、事業活動全般の健全性の確保を図るため、経営リスク管理委員会を設置し、適切かつ継続的なリスク管理を行うとともに、同委員会の総括的な管理のもと、専門的事項の審議が必要な事項を処理するため、必要に応じ専門部会を設置し、リスク対策を行い、常に適切に運用されるよう継続的に改善を図ります。
また、安全、品質、コンプライアンス、情報セキュリティ等に係るリスクについても、規則等の制定、体制の整備、研修の実施、マニュアルの作成・配布等を行うこと等により、管理します。
災害・事故の発生に備えて、危機管理体制を構築するとともに、マニュアルの整備や訓練等を実施します。
当社の事業に重大な影響を及ぼすおそれのある新型ウイルス等の感染症に対しては、感染症対応にかかる事業継続計画（BCP）に基づき、従業員の生命を守るとともに、事業継続のために必要な体制を構築します。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
定期および必要に応じて臨時に取締役会を開催し、重要事項について決定するとともに、取締役の職務執行状況を監督します。併せて、取締役会の機能強化と業務執行を効率的かつ迅速に行うため、取締役、執行役員、部長をメンバーとする経営会議を定期的に開催し、業務執行事項について協議します。
5.使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
使用人が実践すべき指針として制定した「NEXCO西日本グループ行動憲章」を踏まえ、率先して当社の社会的責任を全うすべく、法令・社内規程を遵守して適正な職務遂行にあたるとともに、反社会的勢力からの不当な要求に対しては断固としてこれを排除します。
使用人の遵法精神の徹底と、より高度な倫理観の確立並びに秩序や規律の維持及び不祥事の未然防止を図るため、本社にコンプライアンス推進委員会、各組織にコンプライアンス推進部会を設置してコンプライアンスに係る各種施策の立案、実施、検証等を継続的に行っていくほか、コンプライアンス推進委員会等を定期的に開催するなど、コンプライアンス体制の適正な確保を図ります。
社内及び社外のコンプライアンス通報・相談窓口の適切な運用に努め、不祥事の早期発見、未然防止を図ります。通報等を行った者に対しては、不利益な取扱いをしない旨を定め、実効性を確保します。
監査室による継続的な監査の実施を通じて、業務運営の適正性と経営効率の向上等を図ります。
6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
監査役の職務を補助する専任の使用人は配置していませんが、取締役会で協議を行い、当該使用人を任命及び配置することができることとします。
7.監査役を補助する使用人の取締役からの独立性に関する事項
当該使用人を配置した場合は、監査役の職務を補助する使用人の指揮命令は監査役が行うとともに、その人事異動及び評価については、監査役の意見を徴し、これを尊重します。
8.取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
取締役及び使用人は、当社に重大な影響を及ぼす事項、重要な施策の決定、取締役及び使用人の不祥事、内部監査の実施状況等について、定期または臨時に監査役へ報告を行います。
さらに取締役及び使用人は、監査役から職務の執行に関する事項の説明または報告を求められた場合、速やかに当該事項について説明または報告を行います。
監査役へ報告等を行った者に対しては、そのことを理由として、不利益な取扱いは行いません。
9.その他監査役の監査が実効的に行なわれることを確保するための体制
重要な業務の執行状況及び経営に必要な社内外の重要事項については、監査役の出席する経営会議に報告します。